Учет архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова
Флаг Здание Официальный сайт администрации города Иванова

Административный регламент

исполнения муниципальной функции
«Учет архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова»

1. Общие положения
1.1. Административный регламент исполнения комитетом по делам архивов Администрации города Иванова муниципальной функции «Учет архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова» (далее – Административный регламент и муниципальная функция соответственно) разработан в целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Административный регламент определяет последовательность действий комитета по делам архивов Администрации города Иванова при исполнении муниципальной функции, порядок взаимодействия между источниками комплектования комитета по делам архивов Администрации города Иванова и комитетом, порядок взаимодействия между комитетом по делам архивов Администрации города Иванова и уполномоченным органом исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела.

2. Стандарт предоставления муниципальной функции

2.1. Наименование муниципальной функции: «Учет архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова».
2.2. Исполнение муниципальной функции осуществляет комитет по делам архивов Администрации города Иванова (далее – комитет).
Место нахождения комитета и его почтовый адрес: пл. Революции, д.6, г.Иваново, 153000;
адрес электронной почты: arсh@ivgoradm.ru;
контактные телефоны: (8-4932) 59-45-76 (факс), 32-66-39, 59-45-63.
Режим работы:
понедельник-четверг: 8.30 – 17.30;
пятница: 8.30 – 16.15;
обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00,
суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.
Информирование по процедуре предоставления муниципальной функции производится:
по письменным обращениям,
по электронной почте,
по телефону,
при личном обращении заявителя.
2.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации,
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук",
Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";
Основными правилами работы архивов организаций,
Законом Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ «Об архивном деле в Ивановской области»,
Уставом города Иванова,
Распоряжением Администрации города Иванова от 05.08.2009 № 317р «Об утверждении положения о комитете по делам архивов администрации города».
2.4. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в комитете в установленных единицах учета, отражение этого количества и состава в учетных документах, обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.
2.4.1. Комитет осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования комитета, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2.4.2. Учету подлежат:
документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу ликвидированных организаций, хранящиеся в комитете;
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования комитета.
2.4.3. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения / единицам учета) учетных номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.
2.4.4. Учет архивных документов, находящихся на хранении в источниках комплектования комитета возлагается на специально выделенного работника, ответственного за организацию комплектования архива архивными документами.
2.4.5. Учет архивных документов в комитете осуществляет специально выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся только работником, ответственным за учет.
2.4.6. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке.
2.4.7. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
В настоящем Административном регламенте используются следующие понятия:
учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах;
учетный документ – документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве;
единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

2.5. Основанием для исполнения муниципальной функции является:
- поступление архивных документов и архивных фондов в комитет от организаций - источников комплектования комитета, ликвидированных муниципальных организаций и других юридических и физических лиц в соответствии с действующим законодательством;
- выбытие архивных документов и архивных фондов из комитета.
2.6. Сроки исполнения муниципальной функции.
2.6.1. Проверка комплектности и правильности оформления документов, поступивших в комитет, не должна превышать 5 рабочих дней. При выявлении нарушений в составе и оформлении документов специалист, ответственный за ведение учетных документов, по телефону информирует об этом организацию.
2.7. Основание для отказа в исполнении муниципальной функции.
2.7.1. Основанием для отказа в исполнении муниципальной функции является:
- оформление представленных документов с нарушением требований Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Государственной Архивной службы России от 11.03.1997 N 11;
- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст;
- представление неполного комплекса и/или неполного количества экземпляров документов;
- представление недостоверных сведений о составе и объемах документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- наличие фактических ошибок в количественных показателях документов государственного учета, учетной базы данных.
2.7.2. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации организация не представит необходимые и правильно оформленные документы, специалист комитета, ответственный за ведение учетных документов, готовит уведомление с обоснованием отказа о выполнении муниципальной функции комитетом и не позднее 5 рабочих дней направляет его руководителю организации.
2.8. Для исполнения муниципальной функции комитет представляет в уполномоченный орган исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела с сопроводительным письмом следующие документы государственного учета на бумажном носителе и в электронном виде:
- паспорт муниципального архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- пояснительную записку к паспорту архива;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива на 1 декабря отчетного года;
- пояснительную записку к сведениям о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- карточки (листы) фондов архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- базу данных «Архивный фонд».
2.9. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция:
- все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная функция, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;
- рабочие места работников, осуществляющих муниципальную функцию оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной функции;
- организация приема по информированию о предоставлении муниципальной функции осуществляется специалистами комитета на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема;
- зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.
2.10. Комитет осуществляет исполнение муниципальной функции бесплатно.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.

3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции.
3.1.1. Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- учет поступления архивных документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования комитета;
- учет поступления документов по личному составу от ликвидированных муниципальных и негосударственных организаций;
- учет поступления архивных документов личного происхождения граждан (владельцев или собственников документов);
- учет поступления фотодокументов;
- учет выбытия архивных документов;
- ведение паспорта архива.
3.2. Учет поступления архивных документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования комитета.
3.2.1. По истечении временного срока хранения и в соответствии с планом-графиком документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения) от организаций - источников комплектования поступают на хранение в комитет.
3.2.2. Специалист комитета, ответственный за ведение учетных документов, проводит сверку поступивших от организации архивных документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи, после каждого поступления архивных документов, составляется итоговая запись. В комитете формируется 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.
3.2.3. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел специалистом, ответственным за ведение учетных документов, составляется в 2-х экземплярах акт приема-передачи документов на хранение. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда, второй передается фондообразователю.
3.2.4. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
3.2.5. Поединичный и суммарный учет описей дел комитета ведется по реестру описей. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.
3.2.6. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
3.2.7. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в комитет. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
3.2.8. На каждый архивный фонд составляется лист фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.
3.3. Учет поступления документов постоянного хранения и по личному составу от ликвидированных муниципальных и негосударственных организаций.
3.3.1. Учет количества хранящихся в комитете документов по личному составу проводится на основе их подсчета по карточкам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по комитету.
3.3.2. По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
3.4. Учет поступления архивных документов личного происхождения граждан (владельцев или собственников документов).
3.4.1. Учет поступлений архивных документов личного происхождения граждан (владельцев или собственников) ведется на основании договора о передаче на хранение документов личного происхождения и акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов.
3.4.2. На документы, не подлежащие хранению в комитете, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.
3.4.3. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в комитет, осуществляется в основных учетных документах комитета.
3.4.4. Принятые по договору на хранение в комитет документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в собственность муниципального образования, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами комитета.
3.5. Учет поступления фотодокументов.
3.5.1. Фотодокументы принимаются на хранение в комитет по описи фотодокументов и фотоальбомов.
3.5.2. За единицу хранения для фотодокументов принимается физически обособленный носитель: позитив, фотоальбом.
3.5.3. Основными учетными документами фотодокументов являются:
- книга учета поступлений фотодокументов;
- лист учета фотодокументов.
3.6. Учет выбытия архивных документов из комитета.
3.6.1. Учет выбытия архивных документов из комитета осуществляется на основании:
- акта о неисправимых повреждениях документов;
- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов;
- акта о технических ошибках в учетных документах;
- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
- акта описания документов, переработки описей;
- акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов.
3.6.2. Акт, на основании которого произошло выбытие архивных документов из комитета, утверждается председателем комитета, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда.
3.6.3. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
3.6.4. В листе фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.
3.6.5. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел документов не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.
3.6.6. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в комитете в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива-сдатчика.
3.7. Ведение паспорта Архива.
3.7.1. Специалист отдела, ответственный за ведение учетных документов, ежегодно составляет сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным периодом года.
3.7.2. Один раз в год на 1 января следующего за отчетным периодом года вместе с годовым отчетом о работе комитета ответственный за ведение учетных документов составляет паспорт Архива.
3.7.3. Сведения о поступлении документов на хранение заносятся в учетную базу данных (БД) "Архивный фонд", которая обеспечивает государственный учет документов в автоматизированном режиме и оперативное представление сведений о наличии в Архиве документов того или иного фондообразователя.

4. Контроль за исполнением муниципальной функции

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется председателем комитета.
4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения административного регламента включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя муниципальной функции, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению получателя муниципальной функции.
4.5. Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную функцию

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной функции, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя – фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);
полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.
Председатель комитета:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя государственных услуг, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается председателем комитета.
Ответ на жалобу, поступившую в комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.
Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые работниками комитета при предоставлении муниципальной функции, устно или письменно непосредственно к главе Администрации города Иванова или к заместителю главы Администрации города Иванова, курирующего комитет.
Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих комитета нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Администрация г. Иваново

Яндекс.Метрика