Хранение архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова
Флаг Здание Официальный сайт администрации города Иванова

Административный регламент

исполнения муниципальной функции
«Хранение архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения комитетом по делам архивов Администрации города Иванова муниципальной функции «Хранение архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова» (далее – Административный регламент и муниципальная функция соответственно) устанавливает основные требования к исполнению муниципальной функции и определяет последовательность действий (административных процедур) комитета по делам архивов при исполнении муниципальной функции, определяет порядок взаимодействия между источниками комплектования комитета по делам архивов Администрации города Иванова и комитетом, порядок взаимодействия между комитетом по делам архивов Администрации города Иванова и уполномоченным органом исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела.
1.2. Административный регламент разработан в целях обеспечения и совершенствования контроля за сохранностью документов хранящихся в комитете по делам архивов Администрации города Иванова.
1.3. Получателями муниципальной функции являются юридические и физические лица, выступающие источниками комплектования комитета по делам архивов, ликвидируемые муниципальные организации, другие юридические и физические лица в соответствии с действующим законодательством.

2. Стандарт предоставления муниципальной функции

2.1. Наименование муниципальной функции: «Хранение архивных документов и архивных фондов в комитете по делам архивов Администрации города Иванова».
2.2. Исполнение муниципальной функции осуществляет комитет по делам архивов Администрации города Иванова (далее – комитет).
Место нахождения комитета и его почтовый адрес: пл. Революции, д.6, г.Иваново, 153000;
адрес электронной почты: arсh@ivgoradm.ru;
контактные телефоны: (8-4932) 59-45-76 (факс), 32-66-39, 59-45-63.
Режим работы:
понедельник-четверг: 8.30 – 17.30;
пятница: 8.30 – 16.15;
обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00,
суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.
Информирование по процедуре предоставления муниципальной функции производится:
по письменным обращениям,
по электронной почте,
по телефону,
при личном обращении заявителя.

2.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации,
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук",
Основными правилами работы архивов организаций,
Законом Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ «Об архивном деле в Ивановской области»,
Уставом города Иванова,
Распоряжением Администрации города Иванова от 05.08.2009 № 317р «Об утверждении положения о комитете по делам архивов администрации города».
2.4. Основные термины, используемые в настоящем регламенте.
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).
Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2.5. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
2.5.1. Комитет осуществляет постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и временное хранение других архивных документов.
2.6. Сроки предоставления муниципальной функции.
Предоставление муниципальной функции осуществляется на постоянной основе.
2.7. Основанием для предоставления муниципальной функции является:
- список источников комплектования комитета;
- график упорядочения и передачи документов в комитет;
- договор между Администрацией города Иванова и собственником архивных документов;
- решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии;
- заявление на предоставление муниципальной функции.
2.8. Для получения муниципальной функции
2.9. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной функции служит:
- организация не является источником комплектования комитета;
- отсутствие договора между комитетом и собственником архивных документов;
- непредоставление организацией документов о ликвидации, банкротстве (решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии);
- отсутствие заявление на получение муниципальной функции.
2.10. Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.
2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция:
- все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная функция, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;
- рабочие места специалистов, осуществляющих муниципальную функцию оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной функции;
- организация приема по информированию о предоставлении муниципальной функции осуществляется специалистами комитета на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема;
- зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.

Исполнение муниципальной функции осуществляет председатель комитета либо лицо, его замещающее.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;
- организация хранения архивных документов в архивохранилище;
- физико-химическая и техническая обработка документов;
- выдача архивных документов из архивохранилища;
- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;
- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.
3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
3.1.1. Нормативные условия хранения архивных документов в комитете обеспечены созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещениях комитета, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейф, коробки, папки и др.).
В архивохранилище архивных документов на бумажной основе поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 градусов C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.
В архивохранилище осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в связках, папках, коробках, шкафах, а также соблюдением установленного светового режима.
Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания, закрытые стеклянными плафонами.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилище и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок).
В архивохранилище запрещено пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
3.1.2. Все помещения комитета оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.
3.1.3. Вход в архивохранилище оборудован дверью с повышенной технической укрепленностью (металлическая дверь).
3.1.4. Архивохранилище оборудовано стационарными металлическими стеллажами открытого типа и металлическими шкафами. Архивные документы размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в связках и других первичных средствах хранения.
3.1.5. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают специалисты, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у специалистов комитета.
3.1.6. В архивохранилище имеют право доступа председатель комитета и специалисты комитета. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению председателя комитета и в сопровождении специалиста комитета.
Вынос из архива архивных документов и научно-справочного аппарата разрешается только по разрешению председателя комитета в установленном порядке.
3.2. Организация хранения архивных документов в архивохранилище
3.2.1. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
3.2.2. Архивные документы в архивохранилище расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещены в рабочем помещении специалиста, ответственного за учет документов архива. Ответственным за сохранность и использование учетных документов является специалист, осуществляющий их ведение в комитете.
Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем кабинете специалиста, ответственного за учет документов в архиве, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
3.2.3. Все помещения Архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у специалиста, ответственного за учет документов комитета, второй - в архивохранилище.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
3.2.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится специалистами комитета в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
3.2.5. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
3.3. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
3.3.1. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
- устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:
- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
- реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;
- переплет архивных документов;
- обеспыливание архивных документов;
- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
3.3.2. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
3.3.3. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:
- листе-заверителе;
- листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
- карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
- карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
- картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
3.4. Выдача архивных документов из архивохранилища
3.4.1. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит специалист, осуществляющий выдачу документов.
3.4.2. Выдача архивных документов во временное пользование регистрируется в журнале выдачи архивных документов.
3.4.3. Регулярно проводится выверка журнала выдачи архивных документов. Если в результате выверки журнала выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата.
3.4.4. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В журнале выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их лиц. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается председателем комитета, принимающим архивные документы, и лицом, их возвращающим, и представляется на рассмотрение председателя комитета.
Специалист комитета уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.4.5. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), комитет обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту его расположения, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.5. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление в городе режима чрезвычайного положения, пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность комитета, и др.) комитет разрабатывает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.
Выполнение в комитете мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

4. Контроль за исполнением муниципальной функции

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется председателем комитета.
4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения административного регламента включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя муниципальной функции, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению получателя муниципальной функции.
4.5. Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную функцию

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной функции, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя – фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);
полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.
Председатель комитета:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя государственных услуг, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается председателем комитета.
Ответ на жалобу, поступившую в комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.
Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые работниками комитета при предоставлении муниципальной функции, устно или письменно непосредственно к главе Администрации города Иванова или к заместителю главы Администрации города Иванова, курирующего комитет.
Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих комитета нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Администрация г. Иваново

Яндекс.Метрика