Комплектование комитета по делам архивов Администрации города Иванова документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
Флаг Здание Официальный сайт администрации города Иванова

Административный регламент

исполнения муниципальной функции
«Комплектование комитета по делам архивов Администрации города Иванова документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения комитетом по делам архивов Администрации города Иванова муниципальной функции «Комплектование комитета по делам архивов Администрации города Иванова документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами» (далее – Административный регламент и муниципальная функция соответственно) определяет сроки и последовательность административных процедур при комплектовании комитета по делам архивов Администрации города Иванова и порядок взаимодействия между источниками комплектования комитета по делам архивов и комитетом по делам архивов.
1.2. Получателями муниципальной функции являются юридические и физические лица, выступающие источниками комплектования комитета по делам архивов, ликвидируемые муниципальные организации, другие юридические и физические лица в соответствии с действующим законодательством.

2. Стандарт предоставления муниципальной функции

2.1. Наименование муниципальной функции: «Комплектование комитета по делам архивов Администрации города Иванова документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами».
2.2. Исполнение муниципальной функции осуществляет комитет по делам архивов Администрации города Иванова (далее – комитет).
Место нахождения комитета и его почтовый адрес: пл. Революции, д.6, г.Иваново, 153000;
адрес электронной почты: arсh@ivgoradm.ru;
контактные телефоны: (8-4932) 59-45-76 (факс), 32-66-39, 59-45-63.
Режим работы:
понедельник-четверг: 8.30 – 17.30;
пятница: 8.30 – 16.15;
обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00,
суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.
Информирование по процедуре предоставления муниципальной функции производится:
по письменным обращениям,
по электронной почте,
по телефону,
при личном обращении заявителя
2.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
-Конституцией Российской Федерации,
-Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ,
-Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
-Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук",
-Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
-Основными правилами работы архивов организаций,
-Законом Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ «Об архивном деле в Ивановской области»,
- Уставом города Иванова,
-Распоряжением Администрации города Иванова от 05.08.2009 № 317р «Об утверждении положения о комитете по делам архивов администрации города».
2.4. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является пополнение комитета документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами и использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства.
2.5. Основные термины, используемые в настоящем регламенте.
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документы по личному составу – документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).
Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Комплектование комитета – систематическое пополнение комитета документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
Упорядочение – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц (дел) в соответствии с Правилами.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.6. Основанием для предоставления муниципальной функции является:
- список источников комплектования комитета;
- график упорядочения и передачи документов в комитет;
- договор между Администрацией города Иванова и собственником архивных документов;
- решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии;
- заявление на предоставление муниципальной функции.
2.7. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной функции служит:
- организация не является источником комплектования комитета;
- отсутствие договора между комитетом и собственником архивных документов;
- непредоставление организацией документов о ликвидации, банкротстве (решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии);
- отсутствие заявление на получение муниципальной функции.
2.8. Исполнение муниципальной функции осуществляется комитетом путем:
- определения источников комплектования комитета;
- составления и утверждения графика упорядочения и передачи документов в источниках комплектования;
- организации упорядочения документов в источниках комплектования;
- приема документов на государственное хранение;
- заполнения основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов.
2.9. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция:
- все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная функция, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;
- рабочие места работников, осуществляющих муниципальную функцию оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной функции;
- организация приема по информированию о предоставлении муниципальной функции осуществляется специалистами комитета на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема;
- зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.
2.10. Исполнение муниципальной функции осуществляет председатель комитета либо лицо, его замещающее.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1 Реализация муниципальной функции заключается в систематическом пополнении комитета (комплектовании) документами постоянного хранения и по личному составу (ликвидированных предприятий, организаций, учреждений), отражающими основные направления социально-экономического развития города, и включает в себя определение источников комплектования комитета, определение состава архивных документов, подлежащих приему в комитет, прием-передачу документов на хранение в комитет.
3.2. Определение источников комплектования комитета.
3.2.1. Комплектование комитета архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования комитета.
3.2.2. Органы местного самоуправления города Иванова включаются в список источников комплектования комитета в обязательном порядке.
Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения города Иванова (далее – муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования комитета.
Организации частных форм собственности, а также граждане могут быть включены в список источников комплектования на основании договора.
3.2.3. Список источников комплектования комитета составляется специалистами комитета на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивов и на основании изучения состава архивных документов муниципальных организаций. Составленный специалистами комитета список источников комплектования комитета представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела и утверждается постановлением Администрации города Иванова.
3.2.4. Уточнение списка источников комплектования комитета производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления города Иванова и муниципальных организаций.
Муниципальные организации могут быть исключены из списка комплектования комитета, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в комитет.
3.3.1.Приему на архивное хранение в комитет подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования комитета документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальных организаций, органов местного самоуправления города Иванова (далее – документы по личному составу), организаций частных форм собственности на основании договора при наличии свободных площадей.
3.3.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в комитет, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления города Иванова и муниципальных организациях, включенных в список источников комплектования комитета.
3.3.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в комитет в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратам. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.
3.3.4. Органы местного самоуправления города Иванова, в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования комитета, и муниципальные организации, включенные в список источников комплектования комитета, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.3.5. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел.
3.3.6. При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления города Иванова и муниципальные организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), действующими в Российской Федерации отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
3.3.7. Комитет рассматривает и направляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела:
- описи дел (документов) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования комитета;
- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования комитета;
3.3.8. Комитет рассматривает и направляет на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела:
- номенклатуры дел организаций-источников комплектования комитета и ликвидированных предприятий;
- описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования комитета;
3.4. Порядок приема-передачи архивных документов в комитет.
3.4.1.От источников комплектования комитета документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются комитетом 1 раз в год по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
3.4.2. Прием архивных документов осуществляется комитетом в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в комитет (далее – план-график), утвержденным распоряжением Администрации города Иванова.
Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляются в случае ликвидации источника комплектования комитета или в случае угрозы сохранности архивных документов.
3.4.3. Комитет за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования комитета о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.
В исключительных случаях по просьбе источников комплектования комитета, изложенной в письменной форме, председатель комитета вправе вносить изменения в утвержденный план-график, направленные на корректировку сроков приема-передачи архивных документов в комитет в пределах календарного года.
3.4.4. Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в комитет, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования комитета, передающих указанные документы.
3.4.5. Комитет осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в комитете, другой – в соответствующем источнике комплектования комитета.
3.4.6. В случае ликвидации органов местного самоуправления города Иванова и муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования комитета, образовавшиеся в их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в комитет.
В случае ликвидации муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования комитета, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в комитет.
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых организаций осуществляется комитетом в порядке, установленном настоящим Административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий – в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.
3.4.7. Не принимаются на хранение в комитет:
- архивные документы, неупорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;
- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.

4. Контроль за исполнением муниципальной функции

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется председателем комитета.
4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения административного регламента включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя муниципальной функции, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению получателя муниципальной функции.
4.5. Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную функцию

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной функции, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:
-фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя – фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);
-полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
-почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
-изложение сути жалобы;
-личную подпись и дату.
При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.
Председатель комитета:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя государственных услуг, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается председателем комитета.
Ответ на жалобу, поступившую в комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.
Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые работниками комитета при предоставлении муниципальной функции, устно или письменно непосредственно к главе Администрации города Иванова или к заместителю главы Администрации города Иванова, курирующего комитет.
Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих комитета нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Администрация г. Иваново

Яндекс.Метрика