ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы города Иванова
от___03.06.2002_		N___475___
г.Иваново, Ивановская область

О положении о порядке работы со служебной корреспонденцией в администрации города

В целях установления правил и порядка работы со служебной корреспонденцией,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1.Утвердить Положение о порядке работы со служебной корреспонденцией в администрации города (прилагается).

2.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Батова А.Ю., заместителя Главы города, руководителя аппарата администрации города.

А.Грошев

П О Л О Ж Е Н И Е
о порядке работы со служебной корреспонденцией в администрации города

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы со служебной корреспонденцией (далее-корреспонденция) в администрации города и других исполнительных органах самоуправления города.

1.2. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой со служебной корреспонденцией и обучение работников основам делопроизводства возлагается на управление по работе с населением и документационному обеспечению администрации города.

1.3. Правила и порядок работы с корреспонденцией, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников администрации города и других исполнительных органах самоуправления города (далее - работники).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. Об их утрате немедленно/ докладывают руководителю подразделения.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан по указанию руководителя передать неисполненную корреспонденцию другому исполнителю.

1.4. Ответственность за организацию работы со служебной корреспонденцией в аппарате администрации города возлагается на начальника управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города, а в других исполнительных органах самоуправления города на их руководителей.

Делопроизводство в администрации города осуществляется отделом документационного обеспечения администрации города, в других исполнительных органах самоуправления города, должностным лицом, определенным руководителем. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.

2. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции.

2.1. Прием корреспонденции.

2.1.1. Корреспонденция, поступившая на имя Главы города и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города (далее-канцелярия).

2.1.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность, целостность упаковки корреспонденции и приложений к ней, сверяется соответствие их номеров учетным исходящим номерам, указанным на письмах.

На корреспонденции проставляются порядковый (входящий регистрационный) номер и дата поступления.

При отсутствии в конверте документов или части их, а также при наличии у них повреждений составляется акт в 3-х экземплярах, один из которых остается в канцелярии, второй приобщается к поступившей корреспонденции, третий (вместе с сопроводительной запиской) направляется заявителю.

Конверты от поступившей корреспонденции не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.

2.1.3. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи номера не соответствуют указанным на корреспонденции, возвращаются отправителю с соответствующим сопроводительным письмом.

2.2. Регистрация корреспонденции.

2.2.1. Вся принятая корреспонденция подлежит регистрации в день поступления. Не подлежат регистрации:
пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;
благодарности и отзывы о деятельности администрации города;
планы мероприятий,
документы на иностранных языках без перевода;
документы без подписей;
бухгалтерские документы;
статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры,
рекламные проспекты.

2.2.2. Корреспонденция, поступившая по факсимильной связи и электронной почтой, регистрируется в порядке, установленном для остальной корреспонденции.

2.2.3. На первом листе каждого регистрируемого документа в нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты поступления корреспонденции.

2.2.4. Вся зарегистрированная в канцелярии корреспонденция (с резолюциями) направляется на исполнение и возвращается (с отметками об исполнении) только через канцелярию.

2.3. Порядок прохождения корреспонденции.

2.3.1. Зарегистрированная корреспонденция передается Главе города и его заместителям, которые определяют порядок ее исполнения. Указание по исполнению дается в форме резолюции, которая проставляется на учетно-контрольной карточке, где указывается исполнитель, порядок и срок исполнения. Ставится личная подпись и дата. Корреспонденция, поступившая из Ивановской городской Думы, первоначально направляется на рассмотрение Главе города или и.о.Главы города.

2.3.2. Корреспонденция с резолюцией возвращается в канцелярию для занесения резолюции в учетно-контрольную карточку и направления документов исполнителям.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственным за его исполнение является тот, кто указан первым; ему направляется оригинал документа, подлежащий по исполнении обязательному возврату в канцелярию, остальным направляются копии.

2.3.3. При поступлении контрольной корреспонденции в исполнительные органы самоуправления города работник, ответственный за организацию контроля, обязан:
зарегистрировать его или в компьютере или на карточке,
заносить резолюцию руководителя в учетно-контрольную карточку;
систематически контролировать ход исполнения корреспонденции;
постоянно владеть информацией о ходе исполнения контрольного документа и докладывать руководителю о приближении срока исполнения и принятии мер.

Ответы в Правительство Российской Федерации, Законодательное собрание области, администрацию Ивановской области, Ивановскую городскую Думу и надзорные органы подписывает Глава города или и.о. Главы города. Остальная корреспонденция может подписываться заместителями Главы города, руководителем аппарата, руководителями исполнительных органов самоуправления города.

Ответственность за содержание ответа и последствия от юридически неграмотно оформленного ответа несут лица его завизировавшие и подписавшие.

2.3.4.Если корреспонденция направляется на исполнение в другую организацию по принадлежности постановленного вопроса, заявитель ставится в известность в письменной или устной форме.

2.3.5. Корреспонденция должна исполняться в сроки, указанные в документах или резолюциях. Если срок исполнения не указан, документ исполняется в месячный срок со дня регистрации.

Об исполнении корреспонденции по вопросам:
-предоставление жилой площади;
-аренда нежилых помещений;
-отвод земельных участков;
-передача объектов в муниципальную собственность,
на решение которых требуется длительное время, в обязательном порядке в канцелярию представляется промежуточная информация. Промежуточные сроки исполнения устанавливаются также в том случае, если задание носит сложный характер и имеет много исполнителей.

2.3.6.Резолюции, имеющие в тексте пометки: “немедленно” исполняются в течение дня, “срочно”, “прошу переговорить” - в 3-х дневный срок, “оперативно” - в течение 10 дней.

2.3.7.Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока представляет через канцелярию на имя автора поручения мотивированную просьбу о продлении срока и причинах отсрочки.

При длительном сроке исполнения документа заявителя ставят в известность о ходе рассмотрения.

2.3.8. Корреспонденция и поручения по ней считаются исполненными тогда, когда заявителю и корреспонденту дан полный аргументированный ответ на все поставленные вопросы.

В случаях, когда ответ требует юридического обоснования, ответственный за исполнение согласовывает его с юридической службой администрации города или юристом исполнительного органа самоуправления города.

После исполнения документ снимается с контроля руководителем, который давал поручения по его рассмотрению. Оригинал документа и подлинники соответствующих документов передаются в канцелярию.

Все документы с момента заведения и до передачи в ведомственный архив хранятся по месту формирования дела.

3.Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением корреспонденции.

3.1.Еженедельно специалист отдела документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению докладывает начальнику управления о результатах контроля за исполнением документов и направляет руководителям исполнительных органов самоуправления города перечень неисполненной в срок корреспонденции.

3.2.До 30 числа каждого месяца специалистом отдела документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города готовится сводная информация о работе со служебной корреспонденцией, которая подписывается начальником управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города, направляется Главе города, его заместителям и руководителям исполнительных органов самоуправления города.

3.3.Периодически специалисты управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города осуществляют плановые выборочные проверки состояния делопроизводства и контроля за исполнением корреспонденции в исполнительных органах самоуправления города. Управление по работе с населением и документационного обеспечения проводит семинары-совещания по вопросам контроля, исполнения, оформления корреспонденции.

4.Ответственность за нарушение порядка работы со служебной корреспонденцией.

Исполнители корреспонденции несут ответственность за полное и своевременное ее рассмотрение согласно статьи 52 Закона Ивановской области “О муниципальной службе в Ивановской области”.

Примечание:

Под исполнительными органами самоуправления города следует понимать структурные подразделения администрации города Иванова.