Административный регламент по предоставлению комитетом по делам архивов Администрации города Иванова муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов»
Флаг Здание Официальный сайт администрации города Иванова

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов»

I. Общие положения.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов» (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, содержит стандарт предоставления муниципальной услуги, сроки, последовательность действий (административных процедур) комитета по делам архивов Администрации города Иванова (далее – комитет) при осуществлении предоставления муниципальной услуги, формы контроля за его исполнением, ответственность специалистов при предоставлении услуги, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих.

Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и общественным объединениям (далее – заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее - запросам) на основании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в комитете.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Оказание муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов осуществляется комитетом.
Место нахождения комитета и его почтовый адрес: пл. Революции, д.6, г.Иваново, 153000;
адрес официального сайта Администрации города Иванова в сети Интернет - http://www.ivgoradm.ru
адрес электронной почты: arсh@ivgoradm.ru;
контактные телефоны: (8-4932) 32-66-39, 59-45-63, факс (8-4932) 59-45-76
Режим работы:

  понедельник-четверг: 8.30 – 17.30; 
  пятница: 8.30 – 16.15;
  обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00, 
  суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

2.2. Прием заявителей осуществляется председателем комитета в соответствии с графиком приема, утвержденным главой Администрации города Иванова.
2.3. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов заявителей в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов осуществляется в соответствии с:

Уставом города Иванова,

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов заявителей в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов осуществляется на базе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в комитете.
Муниципальная услуга предоставляется комитетом в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, тематических подборок копий архивных документов:

2.5 Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

2.6. Сроки предоставления муниципальной услуги.
При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
При консультировании заявителей по письменным обращениям, телефону и на личном приеме специалисты комитета обязаны дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции. При консультировании должны соблюдаться следующие требования: компетентность, своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала.
Консультирование проводится по следующим вопросам: наличие в комитете документов по запрашиваемой тематике, представление необходимых документов для исполнения запроса, срок исполнения запроса, время выдачи документов, возможные места хранения архивных документов, не поступивших на хранение в комитет.
Запросы заявителей о предоставлении информации рассматриваются в комитете в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то комитет уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения обращения на определенный срок, но не более чем на 30 дней.
2.7. Основание для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес комитета, в том числе переданный по электронной почте.
В запросе должны быть указаны:

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.9. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется комитетом бесплатно.
Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) государственного органа или органа местного самоуправления муниципального образования Ивановской области, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, исполняются комитетом в первоочередном порядке.
2.10. Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги
В комитете оборудуется рабочее место должностного лица, ответственного за запросы, связанные с предоставлением документальной архивной информации, и состоит из: комплекта мебели, компьютера в сборе, стульев (кресел), образцов документов, расходных материалов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
Места для ожидания заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются:

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

   

3.1.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1.Регистрация запросов, рассмотрение их председателем комитета и передача на исполнение ответственному исполнителю в соответствии с резолюцией председателя комитета.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в комитет письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются в день поступления специалистом, ответственным за делопроизводство, в установленном порядке и поступают на рассмотрение председателю комитета.
После регистрации и рассмотрения председателем комитета запросы с резолюцией председателя передаются специалисту, ответственному за запросы (обращения), связанные с предоставлением документальной архивной информации.
При поступлении в комитет запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и почтового адреса автора запроса, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе.
3.1.2. Анализ тематики запросов.
Председатель комитета обеспечивает оперативное рассмотрение запросов, доведение их до исполнителей.
Специалист архива, ответственный за запросы, связанные с предоставлением документальной архивной информации, осуществляет анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:

При поступлении в комитет запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, комитет в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в комитете документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
3.1.3. По итогам анализа запроса комитет:

3.1.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
По итогам анализа запроса специалисты комитета при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам комитета и базы данных «Архивный фонд» определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения обращений.
Работники комитета в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения обращения дела. По окончании исполнения обращения все полученные дела сдаются в архивохранилище.
3.1.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
Архивные справки и выписки должны оформляться на бланке комитета.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по обращениям архивных справок, выписок и копий удостоверяется подписью заместителя главы Администрации города Иванова, руководителя аппарата Администрации города Иванова, председателя комитета, печатью Администрации города Иванова.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью заведующего архивным отделом администрации и печатью администрации городского округа Богданович.
Аутентичность выданных по обращениям архивных справок, выписок и копий удостоверяется подписью заместителя главы Администрации города Иванова, руководителя аппарата Администрации города Иванова, председателя комитета, печатью Администрации города Иванова.
3.1.6. Направление заявителям.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.
Ответы на письменные обращения заявителей, поступившие по почте, факсимильной связью, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного обращения заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
Рассмотрение обращения считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.2. Направление запросов комитета по запросам органов государственной власти на исполнение по принадлежности и информирование органов государственной власти о результатах рассмотрения их запросов.
Комитет по итогам анализа тематики поступившего в его адрес запроса органа государственной власти о предоставлении документальной архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в другие государственные и/или муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
Комитет письменно уведомляет автора запроса - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, комитет направляет в соответствующие организации копию запроса и указанием информации о направлении ответа в адрес автора запроса.
3.3. Направление запросов комитета по запросам заявителей (кроме запросов органов государственной власти) на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их запросов.
По итогам анализа тематики поступившего запроса комитет подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.
Государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от комитета запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес автора запроса.
В случае необходимости комитет может запрашивать у организаций-исполнителей запросов комитета копии ответов о результатах рассмотрения запросов.
Комитет письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и/или иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.
Последовательность действий комитета при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам обозначена в Блок-схеме (прилагается).

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц комитета.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам и принятием решений осуществляется председателем комитета.
Текущий контроль осуществляется путем проведения председателем комитета проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ивановской области.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы комитета) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению заявителя.
Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

Специалисты комитета, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению обращений заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой Администрации города Иванова назначается служебная проверка.
При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения специалистами комитета возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава Администрации города Иванова принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.
При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.

VI. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.
Председатель комитета:

Ответ на жалобу подписывается председателем комитета.
Ответ на жалобу, поступившую в комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях председатель комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
В течение 7 дней со дня регистрации:
Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.
Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками Архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе Администрации города Иванова или куратору комитета.
Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих Архива нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Блок-схема

Администрация г. Иваново

Яндекс.Метрика