Административный регламент предоставления муниципальной услуги - 2
Флаг Здание Официальный сайт администрации города Иванова
Версия для слабовидящих
Контактная информация ПРОТИВОДЕЙСТВИЕ КОРРУПЦИИ ОТКРЫТЫЕ ДАННЫЕ Защита от чрезвычайных ситуаций ОПОВЕЩЕНИЕ НАСЕЛЕНИЯ Действия населения при подтоплении территории Действия населения при выбросе в атмосферу химически опасных веществ Действия населения при неблагоприятных погодных явлениях Телефоны экстренных служб "Горячая линия" по вопросам нарушения трудового законодательства Документы по организованной перевозке групп детей автобусами Отловленные животные
Жалобы на всё
Не убран снег, яма на дороге, не горит фонарь? Столкнулись с проблемой — сообщите о ней!

Утвержден постановлением
Администрации города Иванова
от 29.11.2011 № 2744

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
«Организация комплектования (формирования), учета и
хранения архивных документов и архивных фондов»

1.Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления комитетом по делам архивов Администрации города Иванова муниципальной слуги «Организация комплектования (формирования), учета и хранения архивных документов и архивных фондов» (далее -Регламент и муниципальная услуга соответственно) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании, учете и хранении архивных документов комитета по делам архивов Администрации города Иванова

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, выступающие источниками комплектования комитета по делам архивов Администрации города Иванова, ликвидируемые муниципальные организации, другие юридические и физические лица в соответствии с действующим законодательством (далее-заявители).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: «Организация комплектования (формирования), учета и хранения архивных документов и архивных фондов».

2.2. Оказание муниципальной услуги осуществляет комитет по делам архивов Администрации города Иванова (далее – комитет).

Режим работы:

      понедельник-четверг: 8.30 – 17.30; 
      пятница: 8.30 – 16.15;
      обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00, 
      суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

2.3. Информирование по процедуре оказания муниципальной услуги производится:

2.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

2.5. Конечным результатом оказания муниципальной услуги является :

2.6. Основные термины, используемые в настоящем Регламенте.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Документы по личному составу – документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве.

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Комплектование комитета – систематическое пополнение комитета документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учетный документ – документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

2.8. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги служит:

2.9. Сроки исполнения муниципальной услуги.

Прием архивных документов от организаций-источников комплектования осуществляется комитетом в установленном порядке 1 раз в год в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в комитет (далее – план-график), утвержденным распоряжением Администрации города Иванова.

Письменные обращения заявителей о предоставлении муниципальной услуги, поступившие в комитет до 15.00, регистрируются в день их поступления, поступившие после 15.00 - на следующий рабочий день.

Поступившие в комитет обращения от органов и организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, рассматриваются в комитете в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.10. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

2.10.1. Качественными показателями доступности муниципальной услуги являются:

2.10.2. Количественными показателями доступности муниципальной услуги являются:

2.10.3. Качественными показателями качества муниципальной услуги являются:

2.10.4. Количественными показателями качества муниципальной услуги являются:

2.11. Исполнение муниципальной услуги осуществляется комитетом путем:

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция:

2.13. Информация о правилах предоставления муниципальной услуги размещается на официальном сайте Администрации города Иванова: www.ivgoradm.ru, раздел "Администрация", подраздел "Подразделения", пункт "Комитет по делам архивов" (далее - сайт).

На официальном сайте Администрации города Иванова размещается следующая информация о предоставлении муниципальной услуги:

Информирование заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться специалистами комитета в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах.

2.14. По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

Ответ на телефонный звонок должен также содержать наименование соответствующего структурного подразделения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок.

Иная информация по предоставлению муниципальной услуги предоставляется при личном или письменном обращениях.

2.15. Исполнение муниципальной функции осуществляет председатель комитета либо лицо, его замещающее.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Реализация муниципальной функции заключается в систематическом пополнении комитета (комплектовании) документами постоянного хранения и по личному составу (ликвидированных муниципальных предприятий, организаций, учреждений), отражающими основные направления социально-экономического развития города, и включает в себя определение источников комплектования комитета, определение состава архивных документов, подлежащих приему в комитет, прием-передачу документов на хранение в комитет, учет принятых документов и организация их хранения в целях дальнейшего использования.

3.2. Определение источников комплектования комитета.

3.2.1. Комплектование комитета архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования комитета.

3.2.2. Органы местного самоуправления города Иванова включаются в список источников комплектования комитета в обязательном порядке.

Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения города Иванова (далее – муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования комитета.

Организации частных форм собственности, а также граждане могут быть включены в список источников комплектования на основании договора, договора дарения, по завещанию, по решению суда.

3.2.3. Список источников комплектования комитета составляется специалистами комитета на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивов и на основании изучения состава архивных документов муниципальных организаций. Составленный специалистами комитета список источников комплектования комитета представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела и утверждается постановлением Администрации города Иванова.

3.2.4. Уточнение списка источников комплектования комитета производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления города Иванова и муниципальных организаций.

Муниципальные организации могут быть исключены из списка комплектования комитета, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в комитет.

3.3.1. Приему на архивное хранение в комитет подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования комитета документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальных организаций, органов местного самоуправления города Иванова (далее – документы по личному составу), организаций частных форм собственности на основании договора при наличии свободных архивных площадей.

3.3.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в комитет, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления города Иванова и муниципальных организациях, включенных в список источников комплектования комитета.

3.4. Порядок приема-передачи архивных документов в комитет.

3.4.1. От источников комплектования комитета документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются комитетом 1 раз в год по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

3.4.2. Прием архивных документов осуществляется комитетом в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в комитет (далее – план-график), утвержденным распоряжением Администрации города Иванова.

3.4.3. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляются в случае ликвидации источника комплектования комитета или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.4.4. Комитет за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования комитета о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

3.4.5. В исключительных случаях по просьбе источников комплектования комитета, изложенной в письменной форме, председатель комитета вправе вносить изменения в утвержденный план-график, направленные на корректировку сроков приема-передачи архивных документов в комитет в пределах календарного года.

3.4.6. Для предоставления муниципальной услуги при приеме документов от организаций, не являющихся источниками комплектования комитета, представитель юридического лица подает заявление на имя главы Администрации города Иванова.

В заявлении должны быть указаны сведения, необходимые для его рассмотрения:

К заявлению должны быть приложены:

3.4.7. Для предоставления муниципальной услуги физическое лицо подает в Администрацию города Иванова следующие документы:

В заявлении необходимо указать фамилию, имя и отчество физического лица, сдающего документы, его адрес, данные паспорта, перечислить документы и указать условия, на основании которых документы передаются в комитет.

3.4.8. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в комитет в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. При первом приеме архивных документов организации принимается также историческая справка о ней.

3.4.9. Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в комитет, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации, передающей документы.

3.4.10. Комитет осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в комитете, другой – в организации.

3.5. Заполнение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов.

Учет документов осуществляется комитетом при приеме и выбытии документов путем:

3.5.1. Заполнения основных (обязательных) учетных документов, а именно:

3.5.2. Заполнения вспомогательных учетных документов:

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются комитетом самостоятельно.

3.6. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.6.1. Противопожарный режим в здании, где размещается муниципальный архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

3.6.2. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

3.6.3. Архивохранилище оборудуется стационарными металлическими стеллажами.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архивохранилище определяется планом (схемой) их размещения.

План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

3.6.4. Учетные документы архивохранилища размещаются в рабочем помещении архивохранилища.

3.6.5. Размещение архивных документов осуществляется специалистами комитета.

4. Контроль за исполнением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль соблюдения и исполнения ответственными специалистами комитета последовательности действий, определенных настоящим Регламентом, осуществляется председателем комитета.

4.2. Специалисты комитета, принимающие участие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, предоставляемых заявителями, за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования, за правильность выполнения процедур, установленных настоящим Регламентом.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и рассмотрения заявлений и документов, подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации

4.5. Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа,предоставляющего муниципальную услугу

5.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной функции, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

5.3. Председатель комитета:

5.4. Ответ на жалобу подписывается председателем комитета.
Ответ на жалобу, поступившую в комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.5. Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в комитете в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

5.6. Если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.7. Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.

5.8. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые специалистами комитета при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе Администрации города Иванова или к заместителю главы Администрации города Иванова, курирующему комитет.

5.9. Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистов комитета нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Администрация г. Иваново

Яндекс.Метрика